Kopieermachine: hoe een keuze maken?

De kopieermachine blijft nog steeds een van de belangrijkste toestellen in elk kantoor, ook al wordt er al jaren gesproken over het ‘paperless office’. Heel wat documenten zijn niet in elektronische vorm beschikbaar, zodat u ze nog steeds met een kopieermachine moet vermenigvuldigen om ze te kunnen verdelen. In heel wat sectoren (denken we bijvoorbeeld aan verzekeringen, hypotheken, …) is het ook een wettelijke verplichting om over papieren kopieën van documenten te beschikken, zodat een kopieermachine ook hier onmisbaar is. Maar hoe gaat u te werk bij het kiezen van een kopieermachine? Dit artikel wijst u de weg!

Kopieermachine: een type kiezen

De eerste keus die u moet maken wanneer u op zoek gaat naar een kopieermachine, is of u een kleuren of zwart-wit kopieermachine wenst. Een zwart-wit kopieermachine kost minder en werkt ook een stuk sneller. Als u geen kleurdocumenten nodig hebt, kiest u dus best voor een zwart-wit kopieermachine. Een andere overweging is het volume van documenten dat u gewoonlijk produceert. Indien u slechts enkele honderden documenten per jaar kopieert, hebt u een lichter toestel nodig dan wanneer u hetzelfde aantal kopies per dag maakt. Zorg er dus voor dat u een goede inschatting hebt van uw volume (dit wordt gewoonlijk in pagina’s per maand uitgedrukt) alvorens u naar een kopieermachine leverancier stapt.

Hou bij het kiezen van een kopieermachine ook voldoende rekening met het formaat waarop u moet kopiëren. De doorsnee kopieermachine verwerkt enkel het A4-formaat, wat voldoende is voor het gros van de bedrijven. Voor een a3 kopieermachine moet u wat meer geld op tafel leggen. Denk goed na of deze investering voor uw bedrijf ook echt loont. Verder moet u ook beslissen over de verwerkingseenheden die u bij de kopieermachine wilt kopen. Vaak kunt u deze apart kiezen zoals opties bij een auto.

Enkele van de meest courante op een kopieermachine zijn:

• De feeder: deze zorgt ervoor dat u niet elk blad op de kopieerplaat hoeft te leggen maar meteen een bundeltje kunt achterlaten waar u geen omkijken meer naar heeft.
• De nieter: hiermee kunt u automatisch bundeltjes of boekjes laten maken door de kopieermachine.
• De stacker: deze kan mooie stapeltjes maken van de documenten die u produceert. Handig als u vaak hoge volumes van meerbladige documenten wilt drukken.
• Extra lades: deze kunnen handig zijn wanneer u met verschillende soorten papier werkt (bijvoorbeeld verschillende papiergewichten of een lade voor gerecycleerd papier).

Kopieermachine: de financiering

Wilt u een kopieermachine in uw bedrijf? Dan moet u niet enkel nadenken over het type van machine maar ook over de betalingsformule. Het eenvoudigste is er natuurlijk een te kopen. Vaak krijgt u daarbij de kans om een onderhoudscontract af te sluiten bij uw leverancier. Deze zal daarna instaan voor regelmatig preventief onderhoud van de machine en voor herstellingen indien nodig. Er zijn echter ook verschillende huur- of leaseformules mogelijk waarbij het onderhoud, alsook de kost voor toners en andere verbruiksproducten, in een vaste huur- of leaseprijs zit. Die vaste prijs wordt vaak uitgedrukt in een prijs per afgedrukte pagina (de zogenaamde click). Verschillende producenten zoals xerox belgie, kopieermachine canon, sharp copiers en brother copieermachine hanteren hiervoor andere formules.

Op zoek naar een kopieermachine voor uw bedrijf? Via deze weg kunt u GRATIS tot drie offertes aanvragen bij verschillende leveranciers. Doe het vandaag nog en u krijgt een antwoord binnen de 48 uur!